Особенности оформления документов для аккредитации представительства иностранного юридического лица. Заверение документов в установленном порядке.

Подготовка документов для аккредитации представительства иностранного юридического лица начинается с оформления документов в соответствии с национальным законодательством той страны, где зарегистрировано иностранное юридическое лицо.

В связи с тем, что подписи лиц: принявших решение о создании филиала/представительства, утверждавших положение о филиале/представительства, назначивших руководителя филиала/представительства, должны быть нотариально удостоверены, а нотариус ведёт делопроизводство на государственном языке своего государства, поэтому решение о создании представительства, положение о представительстве, решение о назначении руководителя представительства должны быть оформлены на государственном языке этой страны.

Иностранный нотариус заверяет подписи лиц: принявших решение о создании филиала/ представительства, утверждавших положение о филиале/ представительства, назначивших руководителя филиала/ представительства.

Официальные документы о регистрации иностранного юридического лица, исходящие от государственных учреждений иностранного государства, также оформляются на государственном языке этого иностранного государства.

В случае если русский язык не является государственным языком в иностранном государстве, например, в Республике Кипр, то все официальные документы, касающиеся открытия представительства, будут подготовлены на иностранном языке.

Согласно п. 4 приказа ФНС от 26.12.2017 г. № ММВ-7-14/680@ документы для аккредитации представительства в налоговый орган представляются на русском языке или на иностранном языке с переводом на русский язык, заверенным в установленном законодательством Российский Федерации порядке.

Чтобы соблюсти установленный российским законодательством порядок необходимо:

1) в иностранном государстве, к котором зарегистрировано иностранное юридическое лицо, проставить апостиль на официальные документы иностранного юридического лица организации, выданные государственными учреждениями иностранного государства на иностранном языке;

2) в иностранном государстве проставить апостиль на подпись иностранного нотариуса, заверившего подписи лиц:

  2.1) принявших решение о создании филиала/ представительства,

  2.2) утвердивших положение о филиале/ представительстве,

  2.3) принявших решение о назначении руководителя филиала/представительства;

3) апостилированные документы перевести на русский язык;

4) заверить российским нотариусом перевод апостилированных документов на русский язык:

  4.1) для этого предъявить российскому нотариусу:

     4.1.1) оригиналы апостилированных документов на иностранном языке,

     4.1.2) их перевод на русский язык;

  4.2) оригиналы апостилированных документов на иностранном языке и их перевод российский нотариус:

     4.2.1) объединяет в единую сшивку,

     4.2.2) прошнуровывает сшивку,

     4.2.3) пронумеровывает листы сшивки,

     4.2.4) заверяет сшивку печатью нотариуса,

     4.2.5) на оборотной стороне последнего листа сшивки совершает удостоверительную надпись следующего содержания: «Я, нотариус…, удостоверяю верность копии представленного мне документа.». При этом необходимо обратить внимание, что нотариус должен удостоверить верность именно копии документа, а не засвидетельствовать только подлинность подписи переводчика.

В налоговый орган представляется сшивка оригиналов апостилированных документов на иностранном языке с их переводом на русский язык и удостоверительной надписью российского нотариуса (далее –сшивка).

Согласно п. 4 приказа ФНС от 26.12.2017 г. № ММВ-7-14/680@ документы в налоговый орган могут быть представлены в виде копий, заверенных в установленном законодательством Российский Федерации порядке. Под данными копиями следует понимать нотариальные копии с сшивки.

Налоговый орган не возвращает документы, приложенные к заявлению об аккредитации представительства иностранного юридического лица. Если к заявлению об аккредитации представительства иностранного юридического лица были приложены оригиналы апостилированных документов, то эти оригиналы налоговый орган не возвратит.

Поэтому целесообразнее к заявлению об аккредитации представительства иностранного юридического лица приложить нотариальную копию сшивки.

Тогда перед повторной подачей в налоговый орган заявления об аккредитации представительства иностранного юридического лица не надо будет повторно: получать в иностранном государстве официальные документы о регистрации иностранного юридического лица и проставлять на них апостиль.